風電場必須嚴格按照主機廠商編制的齒輪箱維護指導書內容進行日常巡檢、定檢維護；持續建立齒輪箱檔案；每個月定期調取運行數據進行存檔分析；現場做好各種異常處理；定期完成內窺鏡檢查、振動測試、油品檢測；并及時、定期完成各種記錄并按要求建檔反饋,實時監控和掌握齒輪箱運行狀態，根據異常情況制定處理措施。
　　（一）日常、定檢維護檔案
　　按照技術部門編制的齒輪箱運行維護指導書，現場實施隊伍將所進行的日常、定檢維護情況進行記錄。
　　（二）齒輪箱檔案
　　包括制造廠家、序號、出廠編號、制造日期、速比、運行時間等。
　　（三）齒輪箱軸承及齒輪參數檔案
　　根據齒輪箱型號、出廠編號明確分辨各級軸承的生產廠家和具體型號、各級齒輪參數。
　　（四）油品檔案
　　以各項關鍵理化指標的變化數據記錄成表格、曲線圖，觀察和研究油品變化規律以及傳動摩擦副的磨損狀況，并按企業制定的指標值：警戒線和行動線采取相應措施。
　　油品監測除了采取定期取樣方法外，國內的油品在線監測技術也趨于成熟，風電場可考慮在齒輪箱上安裝在線監測系統，實時監控油品狀態。
　　（五）振動測試檔案
　　選取齒輪箱幾個關鍵部位的測試記錄如輸入端、行星輪處、中速軸處、輸出端，根據需要生成相應的曲線圖，其變化趨勢一目了然。具體測試時，可限定相同轉速以對比研究。某風電場的一臺齒輪箱振動數據記錄案例見表3和圖3。 　　（六）內部檢查檔案
　　要求采用內窺鏡儀器，每次所拍攝照片存檔，并作比較。發現有異常的如果暫時不處理，需做記號跟蹤，并縮短檢查周期。
　　（七）異常處理檔案
　　在齒輪箱日常運行過程中，如果發現異常，則必須進行詳細檢查，提出處理措施，避免缺陷擴展。無論是現場處理的小故障及下架處理的大故障：包括換油、治漏、更換零部件、消除報警、整體更換等，都應加強運行檢查，跟蹤問題是否得到根治，每臺機組每次處理過程與結果都必須記錄在案。
　　六、數據庫建立及遠程監控預警分析系統
　　前期由人工建立齒輪箱各項數據檔案，并對格式進行優化、固化，后期建立數據庫。借助現代化通訊手段、大數據處理方法，通過建立遠程監控系統，將齒輪箱CMS（在線狀態監測系統）系統信號和齒輪箱溫度、油壓、油品清潔度等運行數據以及人工維修處理資料傳回監控中心，逐步實現通過專業軟件對各項數據進行分析；實現遠程專家技術支持，即時監控、分析，提供指導和建議，縮短問題處理時間；另可生成各種報表，建立一套連續、長期的齒輪箱綜合信息檔案，為風電場維護維修計劃、后續管理策略提供完備的基礎數據。